El consumismo desmedido de herramientas y consumibles en las áreas administrativas de las empresas y grandes industrias tal parece que ha eliminado los espacios para re exionar y analizar si realmente se está utilizando lo correcto o si existe otra manera de resolver sus actividades cotidianas.
Sugiero algunas preguntas que sugiero para reflexionar

1.-¿Es necesario imprimir todo lo que imprimimos?

R: En promedio, más del 60% de lo que se imprime o fotocopia en una organización se pudo haber evitado.

2.-¿Somos conscientes de los gastos y la contaminación generada por los gastos de energía y consumibles que demandan nuestros equipos de impresión?

R: Los equipos de multifunción requieren un alto consumo de energía con referencia a otros equipos con un propósito único pero bien dirigido, además los materiales para imprimir, así como el uso excesivo de papel, terminarán irremediablemente como factores importantes de la contaminación.

3.-¿Cuando requerimos un documento urgente los obtenemos de inmediato?

R: Probablemente la respuesta a esta pregunta sea “NO”, debido a los siguientes supuestos: En el mejor de los casos el documento de archivó correctamente, sin embargo, al hacerlo físicamente sólo pudo haber sido ordenado de forma cronológica, numérica o alfabética y/o quizá en algunas agrupaciones. Esto deja sin posibilidad de una respuesta inmediata, sobre todo en los detalles específicos y no hablemos del contenido, esto es imposible en un documento físico.

4.-¿Hemos perdido información y no contábamos con algún respaldo?

R: Los documentos físicos son muy vulnerables desde varios sentidos, pudo haberse olvidado en la copiadora, se archivó mal, lo robaron, se mojó, rompió, quemó, etc. Es muy importante siempre contar con un respaldo digital del documento.

5.-¿Nuestra información y documentos se encuentran centralizados y disponibles de forma inmediata para las personas indicadas?

R: Si no se cuenta con los documentos digitales sobre un sistema que administre y al mismo tiempo proteja la información, lo más probable es que existan islas de información y lo peor es que quien realmente debería tener la información no la tiene.

Opinión:
Los negocios contemporáneos requieren necesariamente integrar tecnologías simples de comprender y enfrentar la resistencia al cambio, principalmente del personal que ha venido haciendo las mismas tareas de la misma forma desde hace años, evaluar la disminución de impresión de documentos y fomentar con mayor firmeza la utilización de documentos electrónicos y/o digitalizados que coexistan en una plataforma inteligente de gestión de los mismos y, además, que pueda interactuar con los sistemas o aplicaciones de software existentes en sus empresas.